طلب إجازة استثنائية
حين تحتاج إجازة خارج المستحق.
ما هو طلب الإجازة الاستثنائية؟
خطابٌ يطلب فيه الموظف إجازةً خارج ما يستحقه من رصيد إجازاته المعتادة، لظرفٍ لا ينتظر: مرافقة مريضٍ في علاجٍ طويل، أو ظرفٍ أسري، أو دراسة. وتكون في الغالب بلا راتب أو بحسب ما تقرره الجهة، ولها أثرٌ على الخدمة قد يختلف من جهة لأخرى، ولذلك يُطلب الإذن بها مكتوباً قبل أن تبدأ.
متى تُطلب؟
حين ينفد رصيدك من الإجازات أو لا يكفي المدة التي تحتاجها. أما إن كان لك رصيدٌ يكفي فاطلب إجازتك المعتادة، وإن كنت أنت المريض فالإجازة المرضية بتقريرٍ طبي هي طريقها. وبعض الجهات لها إجازةٌ لمرافقة المريض بشروطها، فاسأل عنها قبل أن تطلب الاستثنائية.
إلى من يُوجَّه؟
إلى مديرك المباشر أولاً، ثم إلى الموارد البشرية أو صاحب الصلاحية في جهتك. وفي الجهات الحكومية الكبيرة قد يكون صاحب الصلاحية في الإدارة العامة لا في مكان عملك، فاسأل شؤون الموظفين إلى من يُرفع الطلب حتى لا يتأخر في الطريق.
ماذا يجب أن يتضمّن، وما المستندات؟
المدة بتاريخ بدايتها ونهايتها، والسبب بوضوح، وما يثبته، ورصيدك الحالي من الإجازات، وكيف رتّبت عملك أثناء غيابك إن أمكن. وأرفق ما يثبت السبب: تقريراً طبياً وموعد العلاج إن كان لمرافقة مريض، أو ما يثبت القبول إن كان لدراسة.
ماذا يحدث بعد إرساله؟
قد يُوافق على المدة كاملة أو على جزءٍ منها، أو يُطلب منك بديلٌ يغطي عملك. وقبل أن تبدأ اسأل عن أثر الإجازة على راتبك وخدمتك وتأمينك، ولا تنقطع عن العمل قبل أن تصلك الموافقة مكتوبة، فالانقطاع قبلها يُحسب غياباً.
نموذج طلب إجازة استثنائية
نموذجٌ توضيحيّ بحالةٍ غير حقيقية
أنا معلم بمدرسة ثانوية بتبوك. زوجتي بتتعالج بمستشفى تخصصي بالرياض 3 شهور ولازم أرافقها، وما عندنا أحد غيري. رصيدي من الإجازات 20 يوم بس. أبي إجازة استثنائية 3 شهور من بداية الشهر الجاي.
بسم الله الرحمن الرحيم
سعادة مدير إدارة التعليم بمنطقة تبوك، حفظه الله
السلام عليكم ورحمة الله وبركاته، وبعد:
الموضوع: طلب إجازة استثنائية لمرافقة زوجتي في العلاج
أتقدم إلى سعادتكم بهذا الطلب، فأنا أعمل معلماً في إحدى المدارس الثانوية بمنطقة تبوك، وزوجتي ستتلقى علاجاً في أحد المستشفيات التخصصية بالرياض مدة ثلاثة أشهر، ويلزمها مرافق طوال فترة العلاج، ولا يوجد من يرافقها غيري.
ورصيدي من الإجازات عشرون يوماً فقط، ولا يكفي مدة العلاج.
لذا أرجو من سعادتكم الموافقة على منحي إجازة استثنائية مدتها ثلاثة أشهر تبدأ من أول الشهر القادم، وأنا مستعد لتقديم التقرير الطبي وموعد العلاج، وللتنسيق مع إدارة المدرسة في تغطية حصصي.
شاكراً لسعادتكم تعاونكم، سائلاً الله لكم التوفيق.
خطابك يُكتب بتفاصيلك أنت، لا بنص هذا النموذج.
ما يجب أن يتضمّنه خطابك
- المدة
- السبب
- ما يثبته
نسألك عمّا ينقص قبل الصياغة، فلا يخرج الخطاب ناقصاً.
لمن يُرسل؟
- وزارة الداخلية
- وزارة الخارجية
- وزارة الصحة
- وزارة الدفاع
- وزارة التعليم
- وزارة العدل
- وزارة الحرس الوطني
- وزارة الشؤون الإسلامية والدعوة والإرشاد
أخطاء شائعة تُضعف الخطاب
- الانقطاع عن العمل قبل وصول الموافقة المكتوبة.
- طلب إجازةٍ مفتوحة بلا تاريخ نهاية.
- عدم ذكر رصيد الإجازات الحالي.
- عدم السؤال عن أثر الإجازة على الراتب والخدمة.
- ذكر السبب دون ما يثبته.
- إغفال ترتيب العمل أثناء الغياب.
كيف نكتبه لك
- 1اشرح وضعكبكلماتك أنت، ولو بسطرين. نسألك عمّا ينقص.
- 2اقرأ خطابكيُكتب أمامك بصيغةٍ رسمية، وتراه قبل أن تدفع.
- 3نرسله عنكPDF وWord فوراً، وبالبريد الممتاز برقم تتبّع إن شئت.
أسئلة شائعة
كيف أكتب طلب إجازة استثنائية؟
اشرح وضعك بكلماتك في صفحة الطلب، ونحدّد أنّ ما تحتاجه طلب إجازة استثنائية، ونصوغه بصيغةٍ رسمية بالمخاطبة الصحيحة للجهة. تراه يُكتب أمامك كاملاً، وتبقى مقدّمته ظاهرةً حتى تدفع.
ماذا يجب أن يتضمّن معروض طلب إجازة استثنائية؟
المدة، السبب، ما يثبته. ونسألك عمّا ينقص قبل الصياغة.
كيف يصل الخطاب إلى الجهة؟
تستلم نسخةً رقمية بصيغة PDF وWord فور الدفع، وإن اخترت الإرسال بالبريد الممتاز طبعناه وأرسلناه إلى الجهة ووصلك رقم التتبّع على واتساب.
كم يستغرق؟
الصياغة دقائق. والبريد الممتاز يصل عادةً خلال يومٍ إلى ثلاثة أيام عمل داخل المملكة.