برقية طلب موعد
حين تطلب موعداً رسمياً بإيجاز.
ما هي برقية طلب الموعد؟
برقيةٌ موجزة تطلب فيها موعداً للقاء مسؤولٍ في جهةٍ رسمية، لتعرض عليه أمراً يحتاج حديثاً مباشراً: موضوعٌ فيه تفاصيل لا تسعها الورقة، أو أمرٌ يخص جماعةً يحسن أن يحضر ممثلوها. وهي لا تعرض القضية كلها، بل تقول ما الغرض بجملةٍ أو جملتين وتطلب الموعد.
هل تحتاج موعداً أصلاً؟
بعض المسؤولين لهم مجالسٌ مفتوحة أو أيامٌ لاستقبال المراجعين، فإن وُجد ذلك فقد لا تحتاج موعداً. وإن كان ما تريده يُقال كله في خطاب، فالمعروض أو الشكوى أنسب من الموعد، لأنهما يصلان إلى الجهة المختصة ويُحالان دون انتظار لقاء.
إلى من تُوجَّه؟
إلى المسؤول الذي يملك القرار في الموضوع، لا إلى أعلى مسؤولٍ دائماً: موضوعٌ في الحيّ مكانه البلدية، وموضوعٌ في المدرسة مكانه إدارة التعليم. وتُرسل عبر مكتبه أو قناة التواصل الرسمية للجهة.
ماذا يجب أن تتضمّن؟
الغرض من اللقاء باختصار، ومن سيحضر وبأي صفة، والاستعجال إن وُجد وسببه، والمدة التي تحتاجها تقريباً، ورقمٌ للتواصل لتحديد الموعد. ولا تشرح الموضوع كله في البرقية؛ احمل تفاصيله ومستنداته إلى اللقاء نفسه.
ماذا يحدث بعد إرسالها؟
قد يُحدَّد الموعد مع المسؤول، أو مع من ينيبه ممن يختص بالموضوع، وقد يُطلب منك خطابٌ مفصّل بدل اللقاء. فاحضر في الوقت، وجهّز ما تريد قوله في دقائق مع نسخةٍ مكتوبة تتركها عندهم.
نموذج برقية طلب موعد
نموذجٌ توضيحيّ بحالةٍ غير حقيقية
أنا من أهالي حي الفيصلية بمحافظة بيشة، كل سنة مع المطر تغرق شوارع الحي ويدخل الماء البيوت. اتفقنا أنا و 4 من الجيران نطلب موعد مع رئيس البلدية نشرح له ونوريه الصور قبل موسم الأمطار.
بسم الله الرحمن الرحيم
سعادة رئيس بلدية محافظة بيشة، حفظه الله
السلام عليكم ورحمة الله وبركاته، وبعد:
الموضوع: طلب موعد بشأن تجمع مياه الأمطار في حي الفيصلية
أتقدم إلى سعادتكم، باسمي وباسم أربعة من أهالي حي الفيصلية بالمحافظة، بطلب موعد للقاء سعادتكم، لنعرض مشكلة تجمع مياه الأمطار في شوارع الحي، التي تتكرر كل عام وتصل إلى المنازل.
ونرجو أن يكون اللقاء قبل موسم الأمطار القادم، وسنحمل معنا الصور التي توضح مواضع تجمع المياه.
لذا أرجو من سعادتكم التوجيه بتحديد موعد مناسب لهذا اللقاء، أو مع من ترونه من المختصين في البلدية.
شاكراً لسعادتكم اهتمامكم، سائلاً الله لكم التوفيق.
خطابك يُكتب بتفاصيلك أنت، لا بنص هذا النموذج.
ما يجب أن يتضمّنه خطابك
- الغرض
- الجهة
- الاستعجال إن وُجد
نسألك عمّا ينقص قبل الصياغة، فلا يخرج الخطاب ناقصاً.
لمن يُرسل؟
تصفّح كل الجهاتأخطاء شائعة تُضعف الخطاب
- شرح الموضوع كله في البرقية بدل الغرض منه.
- طلب موعدٍ من مسؤولٍ لا يملك القرار في الموضوع.
- عدم ذكر رقمٍ للتواصل لتحديد الموعد.
- إغفال سبب الاستعجال إن وُجد.
- طلب موعدٍ لأمرٍ يكفيه خطابٌ أو معروض.
- الحضور إلى اللقاء دون نسخةٍ مكتوبة ومستندات.
كيف نكتبه لك
- 1اشرح وضعكبكلماتك أنت، ولو بسطرين. نسألك عمّا ينقص.
- 2اقرأ خطابكيُكتب أمامك بصيغةٍ رسمية، وتراه قبل أن تدفع.
- 3نرسله عنكPDF وWord فوراً، وبالبريد الممتاز برقم تتبّع إن شئت.
أسئلة شائعة
كيف أكتب برقية طلب موعد؟
اشرح وضعك بكلماتك في صفحة الطلب، ونحدّد أنّ ما تحتاجه برقية طلب موعد، ونصوغه بصيغةٍ رسمية بالمخاطبة الصحيحة للجهة. تراه يُكتب أمامك كاملاً، وتبقى مقدّمته ظاهرةً حتى تدفع.
ماذا يجب أن يتضمّن برقية طلب موعد؟
الغرض، الجهة، الاستعجال إن وُجد. ونسألك عمّا ينقص قبل الصياغة.
كيف يصل الخطاب إلى الجهة؟
تستلم نسخةً رقمية بصيغة PDF وWord فور الدفع، وإن اخترت الإرسال بالبريد الممتاز طبعناه وأرسلناه إلى الجهة ووصلك رقم التتبّع على واتساب.
كم يستغرق؟
الصياغة دقائق. والبريد الممتاز يصل عادةً خلال يومٍ إلى ثلاثة أيام عمل داخل المملكة.