طلب عام موجّه إلى جهة رسمية
أي طلب رسمي مشروع لا يندرج تحت نوع بعينه.
ما هو الطلب العام الموجّه إلى جهة رسمية؟
خطابٌ لأي طلبٍ رسمي مشروع لا يندرج تحت نوعٍ بعينه: إذنٌ باستخدام مرفق، أو استفسارٌ يحتاج ردّاً مكتوباً، أو اقتراحٌ لخدمةٍ في حيّ، أو طلبٌ خاص لا تجد له اسماً. ويُصاغ بحسب ما تصفه، فقوته في وضوح المطلوب لا في قالبه.
هل يناسب طلبك نوعٌ أخصّ؟
قبل أن تختار الطلب العام، انظر في أنواع الخطابات الأخرى: المساعدات والعلاج والتعليم والعمل والموافقات والشكاوى والقضايا. فالنوع الأخصّ يعرف ما تسأل عنه جهته وما يُرفق به، فيخرج خطابك أدقّ. واترك الطلب العام لما لا يشبه شيئاً منها.
إلى من يُوجَّه؟
إلى الجهة التي تملك ما تطلبه، وإلى صاحب القرار فيها: مدير الإدارة أو العميد أو رئيس البلدية بحسب الموضوع. والخطاب الذي يصل إلى من لا يملك الأمر يُحال ويتأخر، فاسأل عن المختص قبل أن تكتب.
ماذا يجب أن يتضمّن، وما المستندات؟
الجهة المقصودة، وما تطلبه بالتحديد في جملةٍ واحدة، ثم سبب الطلب وظروفه، ثم ما يسنده من مستندات. واجعل الخطاب لطلبٍ واحد، فالخطاب الذي يجمع طلباتٍ كثيرة يضيع بعضها. وأرفق ما يعرّف بك وبصلتك بالموضوع.
ماذا يحدث بعد إرساله؟
يُحال الطلب في الغالب إلى الإدارة المختصة داخل الجهة، وقد يُطلب منك بيانٌ أو حضور. فاحفظ رقم المعاملة إن أُعطيته، وتابع بهدوء بعد مدةٍ معقولة. والقرار للجهة وحدها.
نموذج طلب عام موجّه إلى جهة رسمية
نموذجٌ توضيحيّ بحالةٍ غير حقيقية
أنا معلم متقاعد أكتب كتاب عن تاريخ بلدتي، وأحتاج أدخل مكتبة جامعة الملك سعود وأطلع على المخطوطات والدوريات القديمة. أنا مو طالب ولا موظف فيها، وأبي تصريح لمدة 6 شهور.
بسم الله الرحمن الرحيم
سعادة عميد شؤون المكتبات بجامعة الملك سعود، حفظه الله
السلام عليكم ورحمة الله وبركاته، وبعد:
الموضوع: طلب تصريح بالاطلاع على مقتنيات المكتبة بصفتي باحثاً من خارج الجامعة
أتقدم إلى سعادتكم بهذا الطلب، فأنا معلم متقاعد، أعمل على كتاب عن تاريخ بلدتي، وأحتاج إلى الاطلاع على بعض المخطوطات والدوريات القديمة المحفوظة في مكتبة الجامعة.
ولست من طلاب الجامعة ولا من منسوبيها.
لذا أرجو من سعادتكم التكرم بمنحي تصريحاً بالدخول إلى المكتبة والاطلاع على مقتنياتها مدة ستة أشهر، وفق ما تضعه العمادة من ضوابط، وأنا مستعد لتقديم ما يُطلب من بيانات عن موضوع الكتاب.
شاكراً لسعادتكم، سائلاً الله لكم التوفيق.
خطابك يُكتب بتفاصيلك أنت، لا بنص هذا النموذج.
ما يجب أن يتضمّنه خطابك
- الجهة المقصودة
- ما تطلبه بالتحديد
- سبب الطلب وظروفه
- ما يسنده من مستندات
نسألك عمّا ينقص قبل الصياغة، فلا يخرج الخطاب ناقصاً.
لمن يُرسل؟
- محافظة جدة
- محافظة الطائف
- محافظة الأحساء
- محافظة حفر الباطن
- محافظة الخرج
- محافظة القطيف
- محافظة الجبيل
- محافظة ينبع
أخطاء شائعة تُضعف الخطاب
- اختيار الطلب العام وهناك نوعٌ أخصّ يناسب الحال.
- عدم تحديد المطلوب في جملةٍ واضحة.
- جمع طلباتٍ كثيرة في خطابٍ واحد.
- الكتابة إلى جهةٍ لا تملك الأمر.
- إغفال سبب الطلب وما يسنده.
- الإطالة في المقدمة قبل ذكر المطلوب.
كيف نكتبه لك
- 1اشرح وضعكبكلماتك أنت، ولو بسطرين. نسألك عمّا ينقص.
- 2اقرأ خطابكيُكتب أمامك بصيغةٍ رسمية، وتراه قبل أن تدفع.
- 3نرسله عنكPDF وWord فوراً، وبالبريد الممتاز برقم تتبّع إن شئت.
أسئلة شائعة
كيف أكتب طلب عام موجّه إلى جهة رسمية؟
اشرح وضعك بكلماتك في صفحة الطلب، ونحدّد أنّ ما تحتاجه طلب عام موجّه إلى جهة رسمية، ونصوغه بصيغةٍ رسمية بالمخاطبة الصحيحة للجهة. تراه يُكتب أمامك كاملاً، وتبقى مقدّمته ظاهرةً حتى تدفع.
ماذا يجب أن يتضمّن معروض طلب عام موجّه إلى جهة رسمية؟
الجهة المقصودة، ما تطلبه بالتحديد، سبب الطلب وظروفه، ما يسنده من مستندات. ونسألك عمّا ينقص قبل الصياغة.
كيف يصل الخطاب إلى الجهة؟
تستلم نسخةً رقمية بصيغة PDF وWord فور الدفع، وإن اخترت الإرسال بالبريد الممتاز طبعناه وأرسلناه إلى الجهة ووصلك رقم التتبّع على واتساب.
كم يستغرق؟
الصياغة دقائق. والبريد الممتاز يصل عادةً خلال يومٍ إلى ثلاثة أيام عمل داخل المملكة.