طلب إصدار وثيقة أو شهادة
حين تحتاج وثيقة رسمية تصدرها جهة حكومية.
ما هو طلب إصدار وثيقة أو شهادة؟
خطابٌ تطلب فيه من جهةٍ حكومية إصدار وثيقةٍ رسمية تحتاجها: شهادة ميلادٍ أو وفاة، أو شهادةٌ تثبت واقعةً أو حالة، أو نسخةٌ من مستندٍ فُقد. وأكثر الوثائق تصدر اليوم من الخدمات الإلكترونية، والخطاب للحالات التي لا تتيحها تلك الخدمات: بياناتٌ قديمة، أو واقعةٌ حدثت خارج المملكة، أو سجلٌ ناقص.
لماذا يُذكر الغرض من الوثيقة؟
لأن الغرض يحدد أحياناً شكل الوثيقة وما تتضمنه، ولأنه يبيّن للجهة أن الحاجة قائمة: حصر ورثة، أو تسجيلٌ في مدرسة، أو معاملةٌ في جهةٍ أخرى. وإن كنت تطلب شهادةً من جهة عملك السابقة فنوع «طلب شهادة خبرة» أنسب، وإن كانت شهادةً دراسية من خارج المملكة تريد الاعتراف بها فنوع «طلب معادلة شهادة» أنسب.
إلى من يُوجَّه؟
إلى الجهة التي تصدر الوثيقة نفسها: الأحوال المدنية لشهادات الميلاد والوفاة وسجل الأسرة، والمحكمة للصكوك كحصر الورثة، والجهة المختصة بكل وثيقةٍ فيما سوى ذلك. وإن كانت الواقعة خارج المملكة فقد يُطلب تصديق مستندها من السفارة أولاً.
ماذا يجب أن يتضمّن، وما المستندات؟
الوثيقة المطلوبة باسمها، والغرض منها، والبيانات التي تُبنى عليها: من تخصه، ومتى وأين وقعت الواقعة، وما لديك من مستنداتٍ تثبتها، وما جرى حين حاولت إصدارها إلكترونياً. وأرفق الهوية، وما يثبت صلتك بصاحب الوثيقة إن كانت لغيرك، والمستندات الأصلية المصدّقة.
ماذا يحدث بعد إرساله؟
تتحقق الجهة من البيانات، وقد تطلب حضوراً أو مستنداً إضافياً أو شاهدين في بعض الوقائع، ثم تصدر الوثيقة. فراجع بياناتها حين تستلمها: الأسماء والتواريخ والأماكن، فالخطأ فيها يتكرر في كل معاملةٍ تُبنى عليها. والقرار للجهة المختصة.
نموذج طلب إصدار وثيقة أو شهادة
نموذجٌ توضيحيّ بحالةٍ غير حقيقية
أبوي توفى بمصر وهو هناك يتعالج قبل 4 شهور، ومعنا شهادة الوفاة المصرية مصدقة من السفارة السعودية. أبي شهادة وفاة سعودية عشان نكمل حصر الورثة. حاولت إلكتروني وما انقبل الطلب.
بسم الله الرحمن الرحيم
سعادة مدير إدارة الأحوال المدنية بمنطقة المدينة المنورة، حفظه الله
السلام عليكم ورحمة الله وبركاته، وبعد:
الموضوع: طلب إصدار شهادة وفاة لوالدي
أتقدم إلى سعادتكم بهذا الطلب، فقد توفي والدي — رحمه الله — قبل أربعة أشهر في جمهورية مصر العربية أثناء تلقيه العلاج هناك، ولدينا شهادة الوفاة الصادرة من مصر مصدّقة من سفارة المملكة.
ونحتاج إلى شهادة وفاة سعودية لاستكمال إجراءات حصر الورثة، وقد حاولت إصدارها عبر الخدمات الإلكترونية فلم يُقبل الطلب.
لذا أرجو من سعادتكم التوجيه بتسجيل واقعة الوفاة وإصدار شهادة الوفاة، وأنا مستعد لتقديم أصل الشهادة المصدّقة وصورة هوية والدي وما يُطلب من مستندات.
شاكراً لسعادتكم تعاونكم، سائلاً الله لكم التوفيق.
خطابك يُكتب بتفاصيلك أنت، لا بنص هذا النموذج.
ما يجب أن يتضمّنه خطابك
- الوثيقة المطلوبة
- الغرض منها
- بياناتك التي تُبنى عليها
نسألك عمّا ينقص قبل الصياغة، فلا يخرج الخطاب ناقصاً.
لمن يُرسل؟
- وزارة الداخلية
- وزارة الخارجية
- وزارة الصحة
- وزارة الدفاع
- وزارة التعليم
- وزارة العدل
- وزارة الحرس الوطني
- وزارة الشؤون الإسلامية والدعوة والإرشاد
أخطاء شائعة تُضعف الخطاب
- عدم ذكر اسم الوثيقة المطلوبة بدقة.
- إغفال الغرض من الوثيقة.
- إرفاق مستندٍ أجنبي غير مصدّق.
- الكتابة قبل محاولة الخدمة الإلكترونية.
- مخاطبة جهةٍ لا تصدر الوثيقة المطلوبة.
- عدم مراجعة بيانات الوثيقة بعد استلامها.
كيف نكتبه لك
- 1اشرح وضعكبكلماتك أنت، ولو بسطرين. نسألك عمّا ينقص.
- 2اقرأ خطابكيُكتب أمامك بصيغةٍ رسمية، وتراه قبل أن تدفع.
- 3نرسله عنكPDF وWord فوراً، وبالبريد الممتاز برقم تتبّع إن شئت.
أسئلة شائعة
كيف أكتب طلب إصدار وثيقة أو شهادة؟
اشرح وضعك بكلماتك في صفحة الطلب، ونحدّد أنّ ما تحتاجه طلب إصدار وثيقة أو شهادة، ونصوغه بصيغةٍ رسمية بالمخاطبة الصحيحة للجهة. تراه يُكتب أمامك كاملاً، وتبقى مقدّمته ظاهرةً حتى تدفع.
ماذا يجب أن يتضمّن معروض طلب إصدار وثيقة أو شهادة؟
الوثيقة المطلوبة، الغرض منها، بياناتك التي تُبنى عليها. ونسألك عمّا ينقص قبل الصياغة.
كيف يصل الخطاب إلى الجهة؟
تستلم نسخةً رقمية بصيغة PDF وWord فور الدفع، وإن اخترت الإرسال بالبريد الممتاز طبعناه وأرسلناه إلى الجهة ووصلك رقم التتبّع على واتساب.
كم يستغرق؟
الصياغة دقائق. والبريد الممتاز يصل عادةً خلال يومٍ إلى ثلاثة أيام عمل داخل المملكة.